Kuva: Kimmo Jaatinen
Helsingin tanssiopisto on yksi Suomen vanhimmista tanssin koulutusyksiköistä ja maamme laajin tanssioppilaitos. Noin 5 000 oppilaan opistossa tanssitaan aamusta iltaan: opetusta järjestetään lapsille, nuorille ja aikuisille yli 60 tanssilajissa eri puolilla pääkaupunkiseutua.
Esiintyminen on tärkeä osa opiston toimintaa. Oppilasnäytöksissä tanssijat pääsevät näyttämölle ja läheiset näkemään, mitä tunneilla on lukuvuoden aikana opittu. Vuosittain Helsingin tanssiopisto järjestää noin 20 näytöstä, joten myös lipunmyynnin täytyy toimia sujuvasti näytöskaudesta toiseen.
Vielä ennen vuotta 2023 näytöslippuja myivät tanssiopiston opettajat suoraan oppilaiden vanhemmille tuntien yhteydessä. Maksut kulkivat opettajien mukana kirjekuorissa, ja myynnin hallinnointi sekä oikeiden lukujen kokoaminen kirjanpitoa varten vaativat paljon manuaalista työtä.
Vuonna 2023 tanssiopisto päätti siirtää lipunmyynnin verkkoon. Eri vaihtoehtojen vertailun jälkeen kumppaniksi valikoitui Biletti. Sen jälkeen Biletin kautta on järjestetty jo 66 tapahtumaa.
Kirjekuorista keskitettyyn lipunmyyntiin
Aiemmassa toimintatavassa lipunmyynti oli hajautunut useille opettajille. Tuntien yhteydessä tapahtuvan myynnin lisäksi piti huolehtia maksujen ja myytyjen lippujen seurannasta sekä lopulta koota tiedot yhteen hallintoa ja kirjanpitoa varten.
Verkkolipunmyyntiin siirtymisellä haluttiin tehdä kokonaisuudesta yksinkertaisempi niin opettajille kuin hallinnollekin.
Kun Helsingin tanssiopisto vertaili eri palveluntarjoajia, Biletin valinnassa ratkaisivat käytännön asiat: järjestelmän helppokäyttöisyys, lipunostajille kohtuulliset käsittelykulut sekä se, ettei palvelun käytöstä aiheudu järjestäjälle ylimääräisiä kustannuksia.
Biletin myötä lippujen myynti siirtyi opettajilta verkkokauppaan ja myynnin seuranta saatiin samaan järjestelmään.
– Koemme Biletin omaan toimintaamme sopivaksi. Se on ketterä ja helppokäyttöinen, ja haasteisiin saadaan nopeasti vastaus.
Selkeä tapahtumanhallinta helpottaa toistuvaa näytöstoimintaa
Helsingin tanssiopisto käyttää Bilettiä kolmessa tapahtumajaksossa vuoden aikana. Kun uusia näytöksiä tulee myyntiin säännöllisesti, tapahtumien perustamisen ja hallinnan täytyy olla mahdollisimman selkeää.
Tanssiopistossa on huomattu myös Biletin tapahtumanluonnin kehittyminen. Uudistukset ovat tehneet tapahtumien perustamisesta selkeämpää ja helpottaneet kokonaisuuden hahmottamista.
Järjestäjä pystyy hoitamaan tapahtumien hallintaan liittyviä muutoksia pitkälti itsenäisesti. Myös esimerkiksi lippujen lähettäminen ja alennuskoodien hyödyntäminen ovat osoittautuneet tanssiopiston käytössä toimiviksi ominaisuuksiksi.
Kun tapahtuma on myynnissä, sen etenemistä voidaan seurata Biletin raporttien avulla. Tämä on tanssiopistolle erityisen hyödyllistä, sillä ennen verkkolipunmyyntiin siirtymistä juuri myyntitietojen kokoaminen oli yksi työläistä työvaiheista.
– Raportit ovat olleet hyödyllisiä. Myynnin seurannan kannalta on tärkeää nähdä, kuka ostaa ja mitä.
Lipuntarkastus kulkee mukana puhelimessa
Myös tapahtumapäivänä ratkaisu on pidetty tanssiopiston tarpeisiin sopivan kevyenä. Helsingin tanssiopisto käyttää lippujen tarkastamiseen Biletin sovellusta, joten erillisiä lipunlukulaitteita ei ole tarvittu.
– Lipunlukijasovellus on toiminut hyvin meidän tarpeisiimme.
Puhelimella toimiva lipuntarkastus sopii toimintaan, jossa näytöksiä järjestetään vuoden aikana useita ja eri tapahtumapaikoissa. Lippujen tarkastamista varten ei tarvitse vuokrata ja kuljettaa erillisiä laitteita mukana tapahtumasta toiseen.
Omatoimisuutta silloin kun mahdollista, apua silloin kun tarvitaan
Vaikka Helsingin tanssiopisto pystyy hoitamaan suuren osan lipunmyynnin käytännöistä itse, tärkeäksi osaksi kokemusta on noussut myös avun nopea saatavuus.
– Yhteistyö Biletin kanssa on sujunut hyvin ja apua on saatu aina nopeasti.
Kolmen vuoden aikana Biletti on vakiintunut osaksi tanssiopiston näytöstoimintaa. Lipunmyynti ei enää jakaudu opettajien hoidettavaksi, vaan tapahtumat, myynti ja seuranta voidaan hoitaa keskitetysti. Samalla järjestelmä jättää tilaa omatoimiselle tekemiselle, mutta tarvittaessa tukea on saatavilla.
Kolmen vuoden ja 66 tapahtuman kokemuksella tanssiopiston näkemys on selkeä:
– Voisin mainiosti suositella Bilettiä vastaaville toimijoille.
Järjestätkö tapahtumia ja etsit helppoa tapaa hoitaa lipunmyynti?
Biletillä voit rakentaa tapahtumasi lipunmyynnin omiin tarpeisiisi sopivaksi ja hallita myyntiä yhdestä paikasta. Tutustu Bilettiin ja liity järjestäjäksi.